SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – Lưu trữ tại Trường Mầm non

Về cơ bản, công tác văn thư lưu trữ là nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ quản lý, điều hành trong nhà trường. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của nhà trường và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập,bảo quản và tổ chức tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường. Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.

Download

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN

A – ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực

hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền

với văn bản cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử

dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò

của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là

rất quan trọng. Với tính chất đặc thù nghành giáo dục, việc tiếp nhận các loại

văn bản, công văn, chỉ thị … là rất nhiều, nên cũng đòi hỏi người làm công tác

văn thư lưu trữ, văn phòng nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một

cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt

được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhắm

giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Về cơ bản, công tác văn thư lưu trữ là nhằm đảm bảo thông tin văn bản,

phục vụ quản lý, điều hành trong nhà trường. Nội dung công tác này bao gồm

các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác

hình thành trong quá trình hoạt động; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào

lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là một

trong những nhiệm vụ cơ bản nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa

học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của nhà trường và

xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập,bảo quản và tổ

chức tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường. Giữa công tác

văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy

với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo,

ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.

Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà

trường, tôi nhận thấy: Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài

liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. các tài liệu

được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính

xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, nhà trường

không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng

đắn các yêu cầu của cấp trên và cán bộ giáo viên nếu không có đầy đủ, kịp thời

thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc nha trường được tiến hành nhanh hay

chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do

việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt

công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại,

thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ.

1/ 29

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN

Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng

đến việc quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác

lập hồ sơ là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được

lập một cách khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi

để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu

trữ.

Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường

là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm:

Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp

những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ chính trị của

nhà trường. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những

bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường.

Giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cao hiệu suất công

việc, giải quyết xử ký nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá

nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện thao dõi, kiểm tra công việc một cách

có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp

phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây

cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước

ta hiện nay.

Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức

đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần gìn giữ những căn cứ, bằng chứng

về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra và giám sát.

Góp phần bảo vệ những bí mật thông tin có lien quan đến cơ quan, tổ

chức.

Từ đó có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ

sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thông suốt. Từ đó

góp phàn nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đảy nhanh

chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Tôi thiết nghĩ mỗi cơ quan

trường học cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí vai trò của công tác văn

thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn

thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp góp phàn tích cực nâng cao

hiệu quả, quản lý của trường mình.

Bất kỳ một đơn vị hành chính sự nghiệp nào, dù ở lĩnh vực nào thì cũng

cần phải có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư lưu trữ ở

nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn

2/ 29

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN

thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác

văn thư lưu trữ trong văn phòng các đơn vị trường học. Cán bộ công chức văn

phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn nghiệp

vụ chưa đáp ứng được yêu cầu.

Đề tài này được tôi nghiên cứu trong phạm vi trường Trường mầm non,

thông qua đề tài này góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung và nhân viên

văn thư trong tất cả các trường học nói riêng.

Để góp phần thúc đẩy thực hiện việc xây dựng trường đạt chuẩn Quốc

gia. Trong thời đại ngày nay dù công nghệ thông tin phát triển mạnh nhưng

không thể thiếu những hồ sơ minh chứng. Nó đòi hỏi người Văn thư phải biết

sắp xếp, phân bố thời gian từng công việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ

Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân

của cán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh

nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế mỗi công việc.

Biến cái khó thành cái dễ, để thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào

cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao.

Chính từ những lý do nêu trên mà tôi muốn chọn đề tài “Một số biện

pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại trường mầm non”

3/ 29

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN

B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

I. CƠ SỞ LÝ LUẬN

Ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới

hình thức văn bản. Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông

tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này

trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình. Công tác Văn thư - Lưu

trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là

phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn liên quan đến nhiều

cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác Văn

thư - Lưu trữ sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định

quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt

động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ

quan đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng,

nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác Văn thư - Lưu trữ

là công tác không thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan,

đơn vị nào.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ

cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của các cơ quan đơn

vị mình. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: soạn thảo và ban hành văn

bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động

của cơ quan đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các

nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu:

Nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại.

Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản

an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những

nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập và bổ sung

tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trongq

úa trình thực hiện các nội dùn công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm

bảo: Tính khoa học, tính cơ mật.

Đối với người làm công tác văn thư lưu trữ nếu biết xây dựng kế hoạch làm

việc khoa học, dành thời gian đàu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông

tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, đặc biệt là khâu soạn thảo văn

bản

4/ 29

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN

II. CƠ SỞ THỰC TIỄN

Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các

trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ

phân công kiêm nhiệm. Nhìn chung nhân viên làm công tác văn thư chưa nhận

thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nên một số nơi vẫn còn bề bộn,

chưa ngăn nắp gọn gàng, chưa khoa học. Trong một vài năm gần đây công tác

văn thư lưu trữ trong các trường học được Ban lãnh ñạo Phòng Giáo dục và đào

tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện

ñúng theo các văn bản hướng dẫn: Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-

VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ

hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị ñịnh số

110/2004/Nð-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư,

Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản , văn bản ñến. Qua

nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ ở Trường MN tôi nhận thấy có những

thuận lợi và khó khăn như sau:

Năm học 2016-2017 nhà trường có: 41 CBGVNV trong đó

+ CBQL: 03 người

+ Giáo viên: 24 người

+ Nhân viên: 17 người

Trình độ: 100% CBGVNV đạt chuẩn.

1. Thuận lợi:

Được sự chỉ đạo sát sao của cấp trên mọi công việc của tôi luôn bám theo

các thông tư, hướng dẫn của nghành một cách chính xác.

Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính chất pháp

lý

Tháng 7/2018 nhà trường được bàn giao một ngôi trường mới với đầy đủ

cơ sở vật chất hiện đại nên công việc được đáp ứng yêu cầu tốt hơn.

Chính quyền và nhân dân ngày càng quan tâm đến giáo dục hơn nên tinh

thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường ngày càng tốt lên.

Trong những năm gần đây công tác văn thư lưu trữ tại các đơn vị trường

học đã được các cấp quan tâm hơn và đặc biệt là đã có cán bộ phụ trách chuyên

biệt. Công tác văn thư lưu trữ đã được thực hiện đúng theo Thông tư liên tịch số

55/2005/TTLT – BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về

5/ 29

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN

thể thức và ký thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/NĐ 0 CP ngày 08

tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư; Công văn số

425/VTLTNN – NVTWW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục văn thư lưu trữ

nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi và văn bản đến.

CBGVNV luôn làm việc nhiệt tình, yêu nghề và mến trẻ, có ý thức vươn

lên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

2. Khó khăn

Tuy được sự quan tâm của nghành giáo dục và nhà trường nhưng về cơ sở

vật chất, trang thiết bị máy móc vẫn còn hạn chế. Tủ lưu trữ hồ sơ còn thiếu, giá

để tài liệu chưa có để có thể chỉnh lý được tài liệu.

Công tác văn thư lưu trữ của các đơn vị hành chính sự nghiệp khác đã có

phần mềm để quản lý còn riêng với đối với đơn vị trường học thì vẫn chỉ là

quản lý bằng công tác thủ công nên hiệu quả công việc chưa được cao.

Nhân viên văn thư trong các trường học đôi lúc vẫn phải kiêm nhiệm các

việc khác của văn phòng nhà trường.

Phụ cấp công tác văn thư lưu trữ đối với trường học chưa được quan tâm

để đời sống các cán bộ làm công tác này được đảm bảo.

Chính từ những khó khăn tôi đã nêu ở trên mà thúc đẩy tôi tìm giải pháp

thực hiện một cách nhanh chóng nhất, hiệu quả nhất để hoàn thành tốt công việc

được giao cũng như để chia sẻ cùng đồng nghiệp.

III. CÁC BIỆN PHÁP

Nhiệm vụ cụ thể của một nhân viên công tác văn thư hành chính là rất đa

dạng, tuy nhiên với bản thân tôi làm công tác văn thư lưu trữ tại trường thì chủ

yếu chú trọng một số mảng việc sau:

+ Cách soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, độ chính

xác cao.

+ Cách quản lý công văn đi

+ Cách quản lý công văn đến.

+ Cách lưu trữ hồ, bảo quản hồ sơ một cách khoa học nhất

1. Cách soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, độ chính xác

cao.

Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt

là luôn cập nhật thông tin, kiến thức quan trọng qua báo chí, tài liệu qua mạng

6/ 29

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN

internet. Hiện nay công tác văn thư lưu trữ được thực hiện theo: Nghị định số

09/2010/NĐ – CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi , bổ

sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư lưu trữ; Thông tư 01/2011/TT – BNV

ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và ký

thuật trình bày văn bản hành chính.

Tìm hiểu, nắm bắt rõ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường nhất là

lĩnh vực của bản thân phụ trách.

Năng động, sáng tạo trong công việc. Luộn mạnh dạn, thẳng thắn trong

công tác tham mưu với cấp trên.

Với chuyên môn luôn phải nắm rõ quy trình, bố cục của một văn bản mà

mình muốn soạn thảo ví dụ như:

Ví dụ 1: Khi soạn thảo tờ trình: Tờ trình là loại văn bản dung để đề xuất một

việc nào đó với cấp trên hoặc là với một cơ quan chức năng nào đó.

- Phần mở đầu: Những căn cứ có tính pháp lý, nhận định tình hình và nêu

lý do đưa ra nội dung trình duyệt.

- Phần nội dung::

+ Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các luận cứ kèm theo có thong tin

trung thực, độ tin cậy cao.

+ nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị.

- Phần kết thúc: Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm

triển khai, thực hiện đề xuất mới

- Mẫu của một Tờ trình: (…)

7/ 29

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN

UBND QUẬN LONG BIÊN

TRƯỜNG MẦM NON …….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số ____/TTr-MN…..

……., ngày …… tháng …… năm 2017

TỜ TRÌNH

Về ………………⁽¹⁾………………..

Kính gửi: ………………⁽²⁾………………..

.................................................⁽³⁾............................................................................

...........................................................................................................................................

................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

Trân trọng kính trình./.

HIỆU TRƯỞNG

Nơi nhận:

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

- ………………;

- Lưu: VT.

Chú giải:

(1) Trích yếu: tóm tắt nội dung của vấn đề trình.

(2) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình lên.

(3) Nội dung trình.

8/ 29

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN

Ví dụ 2: Khi soạn thảo một báo cáo: Báo cáo là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt

động và những kiến nghị của cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề,

một công việc cụ thể nào đó.

- Phần mở đầu: Nêu những căn cứ có tính pháp lý, Nêu những điểm chính

về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác do cấp trên

hướng dẫn hoặc việc thực hiện công tác của đơn vị.

- Phàn nội dung:

+ Nêu những việc đã làm và chưa làm được

+ Những ưu điểm, khuyết điểm trongq úa trình thực hiện

+ Xác định rõ nguyên nhân khách quan và chủ quan.

+ Đánh gái kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm

- Phần kết thúc:

+ Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới

+ các giải pháp để khắc phục những nhược điểm.

+ Kiến nghị với cấp trên

- Mẫu của một loại báo cáo: (…)

9/ 29

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN

UBND QUẬN LONG BIÊN

TRƯỜNG MẦM NON ……..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số ____/BC- MN……..

…….., ngày …… tháng …… năm 2017

BÁO CÁO

Về ………………..⁽¹⁾…….……………..

.......................................................⁽²⁾......................................................................

...........................................................................................................................................

HIỆU TRƯỞNG

Nơi nhận:

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

- ………………;

- Lưu: VT.

Chú giải:

(1) Trích yếu: tóm tắt nội dung của báo cáo.

(2) Nội dung của báo cáo.

10/ 29

Tải về để xem bản đầy đủ

29 trang huongnguyen 22/05/2024 2300

Download

Bạn đang xem 10 trang mẫu của tài liệu "SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – Lưu trữ tại Trường Mầm non", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên.

File đính kèm:

skkn_mot_so_bien_phap_nang_cao_hieu_qua_cong_tac_van_thu_luu.doc