SKKN Một số kỹ năng giao tiếp nhằm nâng cao hiệu quả công việc

Một số kỹ năng giao tiếp nhằm nâng cao hiệu quả công việc

UBND QUẬN HOÀN KIẾM

TRƯỜNG MN ĐINH TIÊN HOÀNG

UBND QUẬN HOÀN KIẾM

TRƯỜNG MN ĐINH TIÊN HOÀNG

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Một số kỹ năng giao tiếp

nhằm nâng cao hiệu quả công việc

Lĩnh vực: Khác

Cấp học: Mầm non

Lĩnh vực: Khác

Họ và tên: Lê Thị Hồng Minh

Cấp học: Mầm non

Chức vụ: Kế toán

Họ và tên: Lê Thị Hồng Minh

ĐT: 0912848098

Chức vụ: Kế toán

Email: lehongminh2203@gmail.com

ĐT: 0912848098

Đơn vị công tác: Trường MN Đinh Tiên Hoàng

Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội

Email: lehongminh2203@gmail.com

Đơn vị công tác: Trường MN Đinh Tiên Hoàng

Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội

Hoàn Kiếm, tháng 4 năm 2018

Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng

1

Một số kỹ năng giao tiếp nhằm nâng cao hiệu quả công việc

Kỹ năng giao tiếp: Mục tiêu, các yếu tố cấu thành

1. Mục tiêu của giao tiếp

- Giúp người nghe hiểu những dự định của chúng ta

- Có được sự phản hồi từ người nghe

- Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe.

- Truyển tải được những thông điệp.

Quá trình này có khả năng bị mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu

hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hơn những thành phần khác tham gia vào quá

trình này.

2.1. Người gửi...

Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho

mình sự tin tưởng. Trong lĩnh vực văn phòng của mình tôi nhận thức được:

điều này bao gồm việc thể hiện những hiểu biết của mình về chủ đề, tiếp nhận

và bối cảnh truyền đạt thông điệp. Trong trường mầm non để giao tiếp tốt với

phụ huynh học sinh và các ban ngành, tôi đã phải tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp

2.2. Thông điệp...

Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi

phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận,

những gì được giao tiếp và những gì không nên được đưa vào, cũng như phong

cách giao tiếp riêng của bạn.

2.3. Kênh truyền đạt thông điệp...

Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì bằng cách gặp

mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email,

bản ghi nhớ hay báo cáo.

3.1 Cách giao tiếp chính thức

Từ cấp trên xuống cấp dưới: hướng dẫn công việc, quan hệ công việc,

quy trình, phản hồi, …

3.2 Cách giao tiếp không chính thức

Đối với bản thân tôi dù bằng bất kỳ hình thức giao tiếp gì đều phải đúng mực

và truyền đạt thông tin lắng đọng.

4. Người nhận thông điệp...

Những thông điệp sau đó được truyền đạt đến người nhận. Không nghi

ngờ gì là bạn sẽ trông chờ ở họ những phản hồi.

5. Những phản hồi...

Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các hình thức khác

đối với thông điệp của bạn.

Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng

2

Một số kỹ năng giao tiếp nhằm nâng cao hiệu quả công việc

6. Bối cảnh...

Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh.

III/ GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ

Giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm từ 55-65%

Giao tiếp ngôn ngữ chỉ chiếm khoảng 7%

Sự kết hợp giữa giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ chiếm khoảng 38%

1. Đặc điểm của giao tiếp phi ngôn ngữ

Giao tiếp phi ngôn ngữ luôn có giá trị giao tiếp cao

Hành vi phi ngôn ngữ mang tính mơ hồ

Giao tiếp phi ngôn ngữ chủ yếu biểu lộ thái độ

Phần lớn hành vi phi ngôn ngữ phụ thuộc vào văn hóa

2. Các hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ

Giọng nói

Cơ sở vật chất

* Giọng nói:

Độ cao thấp

Nhịp điệu (trôi chảy-nhát gừng)

Cường độ (to-nhỏ)

Tốc độ (nhanh-chậm)

3 Phối hợp giao tiếp ngôn ngữ - phi...

Giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ ít khi tách rời nhau, mà thường bổ

sung cho nhau.

* Làm thế nào để làm việc thành công với người khó tính

Phải làm việc với những đồng nghiệp, đối tác hay cấp trên khó tính là

điều mà không ai mong muốn. Nhưng cuộc sống và công việc không cho phép

bạn chọn lựa, được làm việc trong môi trường hoàn hảo mà bạn ước mơ.

Những gợi ý sau đây sẽ giúp bạn thích nghi để vẫn có thể duy trì được kết quả

công việc với những người khó tính.

Học cách lắng nghe: Những người khó tính thường có tâm lý thích trút

những cơn bực tức của mình cho người khác và đôi khi là yêu cầu ở người

khác quá cao so với khả năng của họ

Biết kiềm chế cảm xúc bản thân: Nhiều người không thể làm việc với

những người khó tính do để cảm xúc của mình bị cuốn trôi theo những cơn

bực tức của đối phương. Bạn hãy đặt câu hỏi đơn giản, nều như bạn cho người

khác một quả táo nhưng họ không nhận thì quả táo nằm trên tay ai? Và những

Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng

3

Một số kỹ năng giao tiếp nhằm nâng cao hiệu quả công việc

cơn bực tức của những người khó tính cũng vậy, bạn không có nhiệm vụ phải

nhận chúng.

Giao tiếp và làm việc hiệu quả với những người khó tính quan trọng

nhất vẫn là sự thành tâm và linh hoạt trong ứng xử. Hãy học cách lắng nghe

tích cực và luôn biết cách kiềm chế những cảm xúc tiêu cực của bản thân mỗi

khi làm việc với họ.

* Những bí quyết để giữ được nhiệt huyết trong công việc hàng ngày

Mỗi sáng thức dậy bạn luôn tràn đầy nhiệt huyết và mong muốn đến

trường làm việc. Làm thế nào để bạn luôn có thể giữ được “một trái tim nóng”,

“một cái đầu lạnh” và sự kiên tâm trong công việc? Những bí quyết sau đây sẽ

giúp tôi làm được điều đó.

Tự thưởng cho mình mỗi khi thành công: Trên thực tế trong công việc

không phải lúc nào cũng bằng phẳng và thành công. Trên con đường sự nghiệp

tôi sẽ vấp phải bao sóng gió của những lần thất bại hay tôi khó có thể giữ được

sự kiên tâm vào con đường đã chọn của mình.

Tách biệt giữa công việc và cuộc sống: Nhiều người không giữ được

đam mê công việc do để những muộn phiền của cuộc sống tác động quá nhiều

vào trong công việc của mình. Gắn mình trong một đội hiệu quả: Một cá nhân

dù mạnh mẽ đến mấy cũng có những giây phút mềm lòng .Từ những điều trên

tôi đã hâm nóng được niềm nhiệt huyết của mình trong công việc để luôn là

một người nhân viên văn phòng đầy lòng nhiệt huyết và say mê với công việc

của mình.

* Làm thế nào để làm việc thành công với người khó tính

Hãy tư duy tích cực: Nhiều người thường than phiền tại sao số mình đen

đủi phải làm việc với những người “cục cằn” đến vậy? Tại sao mình phải chịu

đựng những con người nhiều khi cáu gắt với người khác một cách vô lý?

Học cách lắng nghe: Những người khó tính thường có tâm lý thích trút

những cơn bực tức của mình cho người khác và đôi khi là yêu cầu ở người

khác quá cao so với khả năng của họ. Biết kiềm chế cảm xúc bản thân: Nhiều

người không thể làm việc với những người khó tính do để cảm xúc của mình bị

cuốn trôi theo những cơn bực tức của đối phương.

Thích ứng và linh hoạt trong giao tiếp: Cuộc sống không công bằng với

bất cứ ai, nó chỉ công bằng với những người biết thích nghi với nóGiao tiếp và

làm việc hiệu quả với những người khó tính quan trọng nhất vẫn là sự thành

tâm và linh hoạt trong ứng xử. Tôi đã học cách lắng nghe tích cực và luôn biết

cách kiềm chế những cảm xúc tiêu cực của bản thân mỗi khi làm việc với họ.

* Giao tiếp bằng điện thoại hiệu quả

Nhẹ nhàng, lịch sự. Khi làm việc qua điện thoại, giọng nói chính là

“nguồn cảm hứng” dành cho người đối diện. Qua giọng nói, người nghe sẽ liên

tưởng đến cá tính mỗi người. Đặt mình vào công việc. Khi nói chuyện, tôi phải

nghĩ mình là người của nhà trường chứ không phải nói chuyện với tư cách cá

Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng

4

Một số kỹ năng giao tiếp nhằm nâng cao hiệu quả công việc

nhân. Chuẩn bị sẵn giấy, bút. Trước khi nói chuyện qua điện thoại, tôi luôn

chuẩn bị giấy, bút để ghi lại những nội dung cần thiết qua trao đổi.

Đừng làm việc khác khi nói chuyện qua điện thoại. Thử tưởng tượng

bạn có hài lòng không khi người bạn đang nói chuyện nhai kẹo cao su nhóp

nhép hay gõ lộc cộc trên bàn phím. "Học lắng nghe" có vẻ là câu chuyện thật

buồn cười với nhiều người. Nhưng thực tế: có mắt không đồng nghĩa với nhìn

thấy, có trí não không đồng nghĩa với biết nghĩ, có tai không đồng nghĩa với

việc biết lắng nghe. Ngạn ngữ Nga cũng có câu "Con người mất 3 tuổi để học

nói nhưng phải mất cả cuộc đời để học lắng nghe".

Tập trung: Yếu tố đầu tiên để lắng nghe hiệu quả đối tác giao tiếp là tập

trung. Tập trung có nghĩa là trong một thời điểm chỉ làm một việc.

Tham dự: Người nói phải có người nghe, người gửi phải có người nhận.

Hiểu: Nhiều cuộc giao tiếp diễn ra trong bối cảnh ông nói gà, bà nói vịt vì

không hiểu được thông điệp của giao tiếp

Ghi nhớ: Cái gì cũng chép cũng ghi, không biết thì hỏi tự ti làm gì là

nguyên tắc cơ bản của giao tiếp. Để ghi nhớ thông điệp của quá trình giao tiếp

bạn không thể nhớ hết tất cả những gì mà người nói truyền tải.

Hồi đáp: Giao tiếp là một quá trình tương tác hai chiều giữa người gửi

và người nhận. Sau khi nhận thông điệp, người nhận giải mã thông điệp bước

tiếp theo cần có sự hồi đáp với người gửi. Có đi có lại mới toại lòng nhau, mới

có thể hoàn chỉnh quá trình giao tiếp cũng như lắng nghe. Sơ đồ sau đây mô tả

quá trình hồi đáp thông điệp trong giao tiếp:

Phát triển: Giao tiếp không phải là một thời điểm là là một quá trình.

Quá trình hối đáp là sự chấm dứt cho một chu trình giao tiếp và tìm hiểu thông

điệp. Và cuối cùng tôi muốn gửi đến các bạn một thông điệp. Người biết lắng

nghe nhất là người hạnh phúc nhất.

Quy trình 10 bước về kỹ năng nói

1- Trau dồi đức tự tin : đó là rèn luyện để khi đứng trước công chúng

không bị mất tinh thần.

2- Tâm đắc với chủ đề đã lựa chọn: Một chủ đề được gọi là tâm đắc

thường thỏa mãn 4 chữ ''Đ'' sau đây:

+ Đâu: Vấn đề đó xuất hiện ở đâu? Có phải là vấn đề mà người nghe

đang quan tâm, đang cần nghe hay không?

+ Đúng: Vấn đề đó có đúng không, có căn cứ khách quan không

+ Đáng: Vấn đề đó có đáng nêu ra trước công chúng không?

+ Đủ: Vấn đề đó đã hội đủ các điều kiện chưa, cần nên nói vừa đủ,

không thừa, không thiếu.

3- Tiếp cận để tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng, nắm bắt được nhu cầu,

tâm lý của đối tượng:

Đây là vấn đề hết sức quan trọng, bởi có hiểu được đối tượng đang cần

gì, thiếu gì, cần nghe vấn đề nào, vấn đề nào không thích nghe thì chúng ta sẽ

Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng

5

Một số kỹ năng giao tiếp nhằm nâng cao hiệu quả công việc

chọn chủ đề, nội dung sát thực, hoặc tìm cách để nói những vấn đề sát với cuộc

sống đời thường, đồng cảm với họ, tìm những giải pháp cụ thể, khả thi cho

những vấn đề mà họ còn đang băn khoăn, lúng túng; phải hướng người nghe

tới hành động thực tế.

4- Thiết lập bố cục của bài nói một cách mạch lạc, logic và hệ thống:

Một bài nói dài hoặc ngắn nhìn chung đều có 3 phần: Mở đầu, thân bài và kết

luận. Cần lưu ý phần mở đầu, bởi mở đầu là yếu tố tạo sự chú ý của đối tượng

và tạo lập tính tự tin cho người nói. Phần mở đầu diễn đạt tốt có thể đạt 50%

thành công. Mỗi bài nói cần chuẩn bị thành các ý chính, có logic, tránh lộn xộn

và lý giải trùng lặp.

5- Thu thập thông tin, tư liệu, số liệu xung quanh chủ đề định trình

bày:

Có được bố cục bài nói một cách mạch lạc, lôgíc, hệ thống là rất quan trọng,

tuy nhiên đấy mới chỉ là bộ xương, chúng ta cần phải đắp thêm ''da thịt'', đó

chính là thông tin mới, tư liệu mới và những số liệu làm cho bài nói có sức

thuyết phục lôi cuốn người nghe. Tuy nhiên, khi sử dụng thông tin, tư liệu phải

biết cách trình bày hợp lý, hiệu quả.

6- Tập luyện trí nhớ:

Nói trước công chúng nhiều khi không có bài viết sẵn. Do vậy cần phải

nhớ được những điều cần phải trình bày. Vì thế cần phải rèn luyện trí nhớ theo

một vài cách sau đây:

+ Có khi phải ''quên đi để mà nhớ'', đó là tạm quên đi những điều

không quan trọng, điều thứ yếu mà chỉ tập trung nhớ bố cục của bài nói, nhớ

những ý chính, nhớ những điều cần trình bày.

Với cách diễn đạt các chi tiết sẽ quay lại trong trí nhớ của chúng ta

(hoặc tư duy cụ thể hóa, lôgíc sẽ giúp chúng ta suy luận để nhớ ra nội dung vấn

đề).

7- Tu từ, chọn ngữ, chỉnh văn chương, luyện giọng nói:

Ý tứ sáng rõ, lời lẽ khúc chiết là tiền đề của thành công, muốn vậy phải

thấu hiểu vấn đề, tránh lạc đề, không dùng những câu quá dài; lựa chọn cách

lập luận và diễn giải phù hợp với trình độ hiểu biết của số đông người nghe,…

+ Tu từ: Phải tìm học một số từ thông dụng đồng nghĩa để diễn đạt nhằm tránh

sự trùng lặp từ nhưng không nên chọn từ khó hiểu cho đối tượng nghe.

+ Chọn ngữ: Mỗi vấn đề cần chọn một vài câu tục ngữ, ngạn ngữ, ca

dao, dân ca, các bài thơ tương ứng để minh họa mỗi khi cần thiết cho bài nói

sinh động mà người nghe dễ hiểu.

+ Chỉnh văn chương: Văn nói khác với văn viết. Văn nói phóng khoáng,

thoáng đạt hơn. Do đó phải biết cách chọn lời để nói hay.

8- Tạo lập cho mình một phong cách riêng khi nói trước công chúng:

Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng

6

Một số kỹ năng giao tiếp nhằm nâng cao hiệu quả công việc

Phong cách nói là tổng thể các tư thế, tác phong, cách ăn mặc, giọng nói,

ánh mắt, vẻ mặt, nụ cười, góc nhìn của người nói.

9- Tìm ra những thủ pháp cần thiết khi trình bày vấn đề:

Thủ pháp hay còn gọi là nghệ thuật nói là vô cùng quan trọng. Cùng một

nội dung và thời lượng như nhau, có người nói ''Cua trong lỗ cũng phải bò ra''

nhưng cũng có người thì nói ''Buồn như chấu cắn''.

10- Tránh các vấn đề sau đây:

Văn cảnh không phù hợp, văn hoa sáo rỗng; cử chỉ, thái độ không khiêm

tốn; nặng về lý luận mà người nghe khó hiểu; hành văn trịch thượng, coi

thường người nghe; nói dài dòng, lê thê mà ít ý; trùng lặp với nhiều người

khác; hài hước một cách quá mức cần thiết; kính thưa quá nhiều đích danh;

diễn đạt đều đều một lèo; không nhìn người nghe.

Việc giải đáp các câu hỏi của người nghe: cần bình tĩnh và chu đáo thể

hiện trong lắng nghe và giải đáp đầy đủ các ý kiến của người nghe; thái độ

khiêm tốn và lịch thiệp; nêu được bản chất vấn đề

Tâm đắc với đề tài phù hợp đã lựa chọn, tôn trọng người nghe và trên cơ

sở nắm vững nội dung cần nói; nhu cầu, tâm lý trẻ trung ham hiểu biết, nhạy

cảm, của từng đối tượng TN để lựa chọn phương pháp truyền đạt phù hợp, đó

là tiền đề của thành công.

Câu chuyện có thể quan trọng với bạn nhưng lại chẳng có giá trị gì với

người khác. Đừng nghĩ cả thế giới này phải quan tâm đến mọi tâm tư của bạn,

đặc biệt là những người bận rộn như thủ trưởng.

Đừng biến mọi lời góp ý, chỉ bảo đầy tính xây dựng của sếp và đồng

nghiệp thành những lời chỉ trích, dạy đời. Cho dù bạn là “kẻ biết tuốt” thì bạn

vẫn có khối điều phải học hỏi người khác. Đừng hợm hĩnh và bảo thủ trong

công việc.“Tôi không hiểu, tôi không biết” .

Rất có thể đó đúng là không phải nhiệm vụ của bạn. Nhưng nếu lúc nào

bạn cũng chỉ làm đúng công việc hàng ngày của mình, bạn sẽ lấy đâu ra cơ hội

thăng tiến? Câu nói này không chỉ là một lời từ chối mà còn là một sự chối bỏ

trách nhiệm..

* Biện pháp nâng cao khả năng giao tiếp

Nghiên cứu của các chuyên gia quốc tế cho thấy, nhà quản lý thường

mất 50-80% quỹ thời gian của mình cho các cuộc giao tiếp theo cách này hay

cách khác. Điều đó không có gì đáng ngạc nhiên, bởi giao tiếp có ý nghĩa cực

kỳ quan trọng đối với mọi hoạt động của cơ quan.

Để giao tiếp trong môi trường cơ quan đạt hiệu quả, đòi hỏi phải hội đủ

3 yếu tố. Trước hết, tất cả mọi người tham gia đều phải có những kỹ năng phù

hợp và biết cách giao tiếp tốt.

Là một nhân viên kế toán trong trường Mầm non tôi đã cố gắng nâng

cao khả năng giao tiếp với phụ huynh và các cơ quan ban ngành có liên quan

Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng

7

Một số kỹ năng giao tiếp nhằm nâng cao hiệu quả công việc

để nâng cao uy tín cho nhà trường và thuận lợi cho công việc của mình.

Dưới đây là 5 biện pháp cụ thể giúp nâng cao khả năng giao tiếp:

1. Luôn cố tìm kiếm những thông tin phản hồi từ mỗi cuộc giao tiếp.

2. Tự đánh giá sự am hiểu và kỹ năng giao tiếp của mình

3. Khi làm việc với chị em trong nhà trường, tôi luôn xác định cách thức

giao tiếp phù hợp và hiệu quả. Để làm việc này, tôi cần tìm sự đồng thuận về

những vấn đề như: Những bất đồng cần được giải quyết như thế nào? Giao tiếp

giữa các chị em nên như thế nào? Đâu là giới hạn về thông tin trong giao tiếp?

4. Đánh giá tác động của cơ cấu cơ quan đối với giao tiếp. Giao tiếp gián

tiếp (được truyền đạt thông qua người khác) thường dễ gây ra hiểu sai vấn đề,

nên cố gắng giao tiếp trực tiếp càng nhiều càng tốt.

5. Học và áp dụng những kỹ năng nghe. Việc này sẽ có tác động tích cực

đến môi trường giao tiếp.

Giao tiếp với chị em trong nhà trường

Đối với một nhà trường, điều quan trọng nhất là chị em Cán bộ giáo

viên - nhân viên. Chính các Cán bộ giáo viên - nhân viên là những người trực

tiếp làm nên thành công của nhà trường. Vì vậy, chia sẻ mục tiêu, tầm nhìn với

họ là một việc nên làm của Ban giám hiệu.

Nhân viên thường muốn biết vị trí của mình hiện đang ở mục nào trong

bảng thang bậc của nhà trường, mức độ tiến thân của họ thế nào.

Hiểu được hệ thống thứ bậc và yêu cầu đối với từng vị trí sẽ thúc đẩy

cán bộ, giáo viên, nhân viên tự hoàn thiện và nâng cao năng lực trình độ để

phấn đấu cho sự thăng tiến nghề nghiệp về sau này.

Với mỗi vấn đề, cần có cách trao đổi với nhân viên cho phù hợp, có thể

trao đổi trực tiếp hoặc qua văn bản.

Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp ở

nơi làm việc:

Đôi khi, chúng ta thường bị tác động bởi định kiến về một người trước

khi thực sự hiểu rõ nội dung thông tin mà người đó truyền đạt. Nếu bạn đã có

thành kiến về một đồng nghiệp thì bạn thường không chịu chú ý lắng nghe

thông tin mà họ chia sẻ.

Bên cạnh sự yêu ghét cá nhân, chúng ta còn đánh giá người đối thoại

qua điệu bộ, cử chỉ, thái độ và thậm chí là dung mạo của họ khi nói chuyện.

Vì tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến việc bạn có chấp nhận

thông tin của họ hay không nên bạn cần tự nhắc nhở rằng "quan trọng là họ nói

gì chứ không phải họ là ai"!

"Tại sao" chứ không chỉ là "cái gì"?

Một khi đã nắm được nội dung thông tin, bạn cần suy nghĩ và tìm hiểu

vì sao người ta trao đổi vấn đề đó với bạn. Ví dụ: sếp bạn ra thông báo kể từ

Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng

8

Một số kỹ năng giao tiếp nhằm nâng cao hiệu quả công việc

đầu năm nay, nhà trường áp dụng giờ làm việc bắt đầu từ 7h00 đến 17h30. Nếu

chỉ chăm chăm vào nội dung thông tin, bạn có thể sẽ cảm thấy không thoải

mái. Nhưng nếu tự đặt câu hỏi "tại sao" bạn sẽ hiểu thêm và thấy được lợi ích

của quy định này.

Giờ làm việc như vậy sẽ giúp bạn chủ động về thời gian làm việc hơn và

thử nghĩ xem, lỡ có bị tắc đường thì bạn cũng sẽ tránh được việc đi làm trễ giờ.

Lắng nghe rồi mới đánh giá

Tất cả chúng ta đều biết mình nên tìm cách hiểu đúng quan điểm của

người phát ngôn trước khi đánh giá quan điểm của họ. Bạn có thể chờ đến khi

kết thúc cuộc trò chuyện rồi mới đánh giá nếu không cần thiết phải đưa ra

quyết định ngay lập tức. Đừng vội đánh giá, quyết định hay đưa ra kết luận khi

chúng ta chưa chắc chắn về những điều đã nghe.

Không nhất thiết phải là trao đổi trực tiếp, viết cũng được

Sẽ rất khó giao tiếp với những người hơi nhạy cảm hoặc những người

khó có thể tập trung lắng nghe từ đầu đến cuối. Vì vậy, bạn nên viết thư hoặc

để lại tin nhắn cho họ trước khi muốn trực tiếp trao đổi.

Ngoài ra, những người gặp khó khăn khi phải diễn đạt bằng lời nói cũng

có thể sử dụng cách này để giao tiếp hiệu quả hơn.

Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau

Bất cứ ai, nếu giao tiếp với tinh thần tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau đều

thấy rõ ràng hiệu quả giao tiếp sẽ tốt hơn. Với niềm tin và sự tôn trọng, bạn

trao đổi cởi mở hơn và thẳng thắn hơn. Do vậy, cuộc hội thoại giữa bạn và đối

tác sẽ mang tính tương tác nhiều hơn và tất nhiên sẽ hiệu quả hơn.

Lưu ý cấp bậc trong giao tiếp

Bạn cũng nên chú ý thêm yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng giao

tiếp. Các chuyên gia tư vấn khuyên rằng: nếu nói chuyện với cấp trên, bạn nên

làm rõ các điểm, ý chính, trao đổi chính xác và chú ý lắng nghe/ghi chép

những nhận xét của cấp trên. Còn nếu bạn nói chuyện với cấp dưới, luôn luôn

giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy

nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đó tới các mối quan hệ nơi công

sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc

hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp.

Lê Thị Hồng Minh - Trường MN Đinh Tiên Hoàng

9